С 2004 г. на кафедре физики и прикладной математики Владимирского государственного университета (ВлГУ) успешно функционирует информационный ресурс удаленного доступа, поддерживающий и всесторонне обеспечивающий проведение государственной аттестации выпускников. Организация подобного ресурса в виде веб-приложения позволяет получать доступ к необходимой информации независимо от местоположения, что позволяет выпускникам и сотрудникам университета своевременно и в удобной форме получать информацию по процедуре аттестации, производить необходимые действия в системе, а так же быть свободными в выборе устройств и платформ для работы с системой.

Веб-приложение содержит открытую, общедоступную часть, основной аудиторией которой являются студенты выпускного курса, и закрытую административную часть, реализующую одновременно функции «рабочего кабинета» секретаря государственной аттестационной комиссии (ГАК) и системы управления содержимым сайта.

Структура пользовательской части проектировалась с учетом многолетнего опыта работы с выпускниками. Для каждого направления подготовки предоставляет следующую информацию:

1) Регулярно обновляемые новости

2) Базовые положения по государственной аттестации в соответствии с государственным образовательным стандартом.

3) Документы, регламентирующие подготовку и проведение государственной аттестации выпускников

4) Сроки и места проведения каждого из мероприятий госаттестации. Прошедшие, текущие и будущие этапы государственной аттестации.

5) Общие положения по выпускной квалификационной работе (ВКР): этапы подготовки, процедура защит, темы работ, состав ГАК, пояснительная записка, бланки, расписание и результаты предзащит, расписание и результаты защит ВКР

6) Список вопросов и ответов студентов по государственной аттестации. Студент имеет возможность задать свой вопрос через специальную форму.

Административная часть системы имеет разграничение прав доступа как по ролям (секретарь ГАК, администратор, консультант, рецензент, руководитель и т.д.), так и по направлениям подготовки. Это дает возможность реализовать четкую распределенную для каждого участника процедуры государственной аттестации, а так же изолирует работу участников разных направлений подготовки друг от друга для обеспечения целостности и сохранности информации.

Единая база данных системы содержит в себе всю необходимую информацию для работы: структура факультетов, специальностей и направлений; списки персоналий, пользователей, студентов, тем дипломных работ, государственных экзаменов; расписания и результаты контрольных мероприятий; новости и события. Пользователь административной части системы, в зависимости от предоставленной ему роли может редактировать как определенную часть этих данных, так и все в целом (актуально для администратора системы). Такой подход позволяет работать с системой без особых навыков и быстро изменять и добавлять необходимые данные, для информирования студентов и проведения контрольных мероприятий. Гибкая структура базы данных позволяет системе работать как со старым образовательным стандартом (ГОС-2), так и с новым (ФГОС-3), а так же разделять направления подготовки по факультетам, форме обучения и типам уровня образования.

В зависимости от года защиты и направления подготовки в качестве контрольных мероприятий можно выбрать и выпускную квалификационную работу, и государственные экзамены, и оба этих типа одновременно. Что позволяет еще более гибко подстраивать структуру под особенности работы каждого факультета или кафедры.

Программный комплекс системы позволяет генерировать необходимую отчетную документацию: протоколы защит, отчеты о нагрузке членов ГАК и работе рецензентов, приказ о закреплении тем и так далее. Многолетний опыт работы с системой показывает, что автоматизация формирования документации существенно повышает производительность труда не только секретаря ГАК, но и всей комиссии в целом, а так же позволяет избежать ошибок и опечаток, вызванных человеческим фактором.

В настоящее время описанная система обеспечивает поддержку госаттестации выпускников по специальностям и направлениям факультета прикладной математики и физики, а также механико-технологического факультета ВлГУ. Положительный опыт кафедр, активно применяющих систему, свидетельствует, что веб-сайт при подготовке и организации государственной аттестации является одним из самых эффективных инструментов.